6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 9. maddesi, “Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” konusunda veri sorumluları ve veri işleyenlere belirli güvenceler sağlamaktadır. Bu kapsamda, standart sözleşmeler bir güvence mekanizması olarak öngörülmüş ve sözleşmelerin imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (KVKK) bildirilmesi yükümlülüğü getirilmiştir.
Ancak, yapılan incelemelerde standart sözleşmelerin hazırlanması ve bildirilmesi sürecinde çeşitli eksiklikler tespit edilmiştir. Bu makalede, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde kullanılan standart sözleşmelerin geçerliliğini sağlamak adına dikkat edilmesi gereken hususlar ele alınacaktır.
1. Standart Sözleşmelerin Geçerliliği İçin Gerekli Şartlar
İmza ve Yetki Kontrolü: Standart sözleşmelerin, aktarımın tarafları veya yetkili temsilcileri tarafından imzalanması zorunludur. İmzaların eksik olması halinde, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sözleşmesi geçerliliğini yitirecektir. Ayrıca, Türk Borçlar Kanunu’nun imzaya ilişkin hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Son olarak, aktarım taraflarının adres, imzacı isimleri ve irtibat noktası bilgilerinin standart sözleşmede açıkça yer alması gereklidir.
Dil ve Çift Sütunlu Sözleşmeler: Standart sözleşmeler yabancı dilde hazırlanmış olsa bile, hem veri aktaran hem de veri alıcısının Türkçe metin üzerinde imzalarının bulunması zorunludur. Çift sütunlu olarak hazırlanan sözleşmelerde Türkçe metnin yer aldığı sütunda her iki tarafın da imzası bulunmalıdır. Bu noktada hem veri aktaranın hem de veri alıcısının imzasının Türkçe sütunda bulunduğundan emin olunmalıdır.
Yetki Belgelerinin Sunulması: Veri aktaran veya veri alıcısı adına imza atan kişilerin yetkili olduğunu gösteren belgeler, sözleşme ile birlikte Kuruma sunulmalıdır. Belgelerde imzalayan kişinin isminin yer almaması durumunda, sözleşme yetkisiz kişiler tarafından imzalanmış kabul edilir ve geçersiz sayılır.
2. Standart Sözleşmelerin Doğru Düzenlenmesi
Taraf Bilgilerinin Doğruluğu: Standart sözleşmelerde taraf isimlerinin eksiksiz olması ve sözleşmede geçen isimlerin, yetki belgelerinde yer alan isimlerle birebir uyuşması gerekmektedir. Standart sözleşme ile teşvik edici belgede yer alan tarafların aynı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Farklılık tespit edilmesi halinde, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde güvence sağlanamamış kabul edilebilir.
Bildirim Süresi: Standart sözleşmeler, imzaların tamamlanmasından itibaren beş iş günü içinde fiziki olarak veya KEP adresi ya da Standart Sözleşme Bildirim Modülü üzerinden Kuruma bildirilmelidir. Bildirimin zamanında yapılmadığının tespit edilmesi halinde yaptırımlarla karşılaşılabilir.
İmza Tarihlerinin Belirtilmesi: Taraflar, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde herhangi bir belirsizliği önlemek adına, standart sözleşme metni üzerinde imza tarihlerini açıkça belirtmelidir. Böylece, bildirimin zamanında yapılıp yapılmadığı tespit edilebilir.
3. Resmi Belgeler ve Tasdik Şartları
Yabancı Ülke Belgelerinin Tasdiki: Standart sözleşmelerle birlikte sunulması gereken resmi belgeler, ilgili ülkenin resmi makamları tarafından onaylanmalıdır. Türkiye’nin taraf olduğu “Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi” kapsamında, bu sözleşmeye taraf ülkelerde düzenlenen belgelerde apostil şerhi yeterli kabul edilir. Ancak, sözleşmeye taraf olmayan ülkeler bakımından, belgelerin ilgili ülke makamlarınca tasdik edilmesi gerekmektedir.
Noter Onaylı Çeviri: Yabancı dilde düzenlenmiş her türlü resmi belgenin noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte sunulması zorunludur. Bu, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde hukuki uyumluluğu sağlamak adına büyük önem taşır.
4. Sözleşme Maddeleri Üzerinde Değişiklik Yapma Kuralları
Gerçekleşmemiş Tarihlerin Kullanımı: Standart sözleşmelerde, aktarım taraflarının imzaları daha ileri bir tarihte tamamlanmış olmasına rağmen, sözleşmenin geçmişe dönük olarak yürürlüğe girdiğini belirten ifadeler kullanılmamalıdır.
Standart Sözleşme Metninin Değiştirilmemesi: Standart sözleşmeler, Kurul tarafından ilan edilen şekliyle “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” için gerekli güvenceleri sağlamak üzere hazırlanmıştır. Bu nedenle, yalnızca seçimlik veya alternatif içerikli maddeler üzerinde değişiklik yapılabilir. Bunun dışında, metin üzerinde ekleme veya çıkarma yapılmamalıdır.
Sonuç
“Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde kullanılan standart sözleşmelerin hukuki geçerliliği, imzaların eksiksiz olması, taraf bilgilerinin tam ve doğru şekilde yer alması, bildirim sürelerine riayet edilmesi ve yetki belgelerinin eksiksiz sunulmasına bağlıdır. Ayrıca, yabancı ülkelerde düzenlenen belgelerin noter onaylı çeviri ve apostil şerhi gibi tasdik işlemlerine tabi tutulması büyük önem arz etmektedir. Standart sözleşme metinleri üzerinde hukuki güvenceleri ortadan kaldıracak değişiklikler yapılmamalıdır. Tüm bu hususlara dikkat edilmesi, “kişisel verilerin yurt dışına aktarılması” sürecinde mevzuata uygunluğu sağlayarak olası idari yaptırımların önüne geçecektir.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan bildiriye ulaşmak için tıklayınız.
KVKK dönüşüm ve uyum proje danışmanlığı için iletişime geçiniz.